Elegir un software de gestión de patrimonio es una decisión que afectará al trabajo diario del departamento durante años. La mayoría de los problemas que encuentran los técnicos municipales después de la implantación —datos que no se pueden exportar, integraciones que no funcionan, soporte que desaparece— podían haberse detectado antes con las preguntas adecuadas.
Esta guía recoge los 10 criterios más importantes, ordenados por impacto práctico. Al final encontrarás un checklist descargable para usar en el proceso de evaluación.
1. Cobertura completa del RBEL (RD 1372/1986)
El RD 1372/1986 es la norma básica que regula el inventario de bienes municipales. Un software que no la cubra completamente te obligará a mantener registros paralelos en hojas de cálculo.
Pregunta a hacer al proveedor
"¿Puedo ver un ejemplo de Libro Inventario generado con vuestra herramienta?" Si no lo tiene o solo muestra listados parciales, es una señal de alerta.
2. Integración real con el Catastro OVC
La integración con la Oficina Virtual del Catastro (Ministerio de Hacienda) es uno de los diferenciadores más importantes en productividad. Hay que distinguir entre integración real y pseudointegración.
Integración real
Buscar por referencia catastral y obtener todos los datos. Importar geometría de la parcela en un clic. Actualizar valor catastral al cambiar en Catastro. Importar datos de edificios individuales.
Pseudointegración
Solo abre la web del Catastro en un iframe. El técnico copia los datos a mano. No importa geometría. Sin actualización masiva.
Pregunta clave
"¿Usáis la API REST del Catastro OVC o el acceso por web?" Si no saben responder o dicen que "acceden al Catastro", probablemente es la versión manual.
3. Visor GIS integrado (sin módulos adicionales)
Ver tus bienes inmuebles en un mapa no es un capricho: es la forma más rápida de detectar solapamientos, parcelas sin asignar o cambios en linderos. Verifica que el GIS esté incluido en el precio base, no como módulo extra.
4. Integración con el sistema contable
El inventario de bienes y la contabilidad municipal están estrechamente vinculados: altas, bajas, amortizaciones y valoraciones deben reflejarse en el Balance de Situación. Un software desconectado de la contabilidad genera doble trabajo y errores de cuadre.
5. Sistema multiusuario con roles y permisos
En la mayoría de los ayuntamientos, varios perfiles acceden al patrimonio: el técnico de patrimonio introduce datos, el interventor supervisa valoraciones, el secretario firma documentos, y los técnicos de área consultan los bienes de su departamento. Cada uno necesita acceso diferente.
Los otros 5 criterios a verificar
Gestión documental integrada
Cada bien debe poder tener documentos asociados: escrituras, planos, fotografías, certificados. Verifica que el almacenamiento de documentos esté incluido, que el acceso esté protegido y que pueda vincularse a los documentos del gestor documental corporativo.
Generación de informes y certificados
El técnico de patrimonio necesita generar fichas individuales, certificados de dominio, informes de valoración y el Libro Inventario completo. Verifica que los formatos sean editables (Word/DOCX) para adaptarlos al membrete y al modelo del ayuntamiento, no solo PDFs cerrados.
Portal de transparencia
La Ley de Transparencia (19/2013) obliga a publicar el inventario de bienes. Algunos softwares incluyen una página pública accesible sin contraseña con el inventario publicado. Esto elimina la necesidad de actualizar manualmente el portal de transparencia corporativo.
Seguridad y certificación ENS
El Esquema Nacional de Seguridad (RD 311/2022) establece los requisitos de seguridad para sistemas de información de las AAPP. Pregunta al proveedor si su solución está certificada en el ENS. Esto es un requisito formal en muchas licitaciones.
Soporte y mantenimiento
Un software de patrimonio tiene un ciclo de vida de 8-15 años. El proveedor que gana la licitación hoy tiene que seguir existiendo y actualizando el producto en 2035. Evalúa la trayectoria del proveedor, si actualiza el software regularmente y si el soporte llega a una persona real que conoce el producto o pasa por un sistema de tickets genérico.
Checklist de evaluación: 10 preguntas para el proveedor
¿Cubre los 8 epígrafes del Art. 18 RBEL? ¿Genera el Libro Inventario en PDF?
¿Tiene integración real con la API REST del Catastro OVC (no solo acceso web)?
¿Incluye visor GIS en el precio base o es un módulo adicional?
¿Exporta asientos contables en el formato de nuestro sistema (SicalWin, Aytos, Sorolla2)?
¿Tiene roles y permisos por usuario y por epígrafe? ¿Con log de auditoría?
¿Incluye almacenamiento de documentos por bien? ¿Sin límite de espacio?
¿Los modelos de documentos (fichas, certificados) son editables o son PDFs cerrados?
¿Incluye portal de transparencia pública sin contraseña?
¿El software está certificado en certificación ENS?
¿Quién nos atiende si hay un problema? ¿Cuál es el tiempo de respuesta garantizado?