En resumen
- → Ayuntamiento de tamaño medio con más de 400 bienes en ocho epígrafes
- → Situación previa: inventario repartido en múltiples hojas de cálculo sin versión controlada
- → Tiempo de implantación: 11 semanas desde la firma del contrato
- → Resultado: inventario completo en plataforma, integrado con Catastro y con GIS operativo
El punto de partida: un inventario que nadie se atrevía a modificar
El técnico de patrimonio llevaba años siendo el único que entendía la estructura del inventario. Tenía cuatro archivos Excel distintos, uno por tipo de bien, y varios documentos Word con las valoraciones. Cuando alguien del equipo necesitaba un dato, tenía que preguntarle a él directamente.
Esta situación no es excepcional. En muchos ayuntamientos españoles de entre 5.000 y 30.000 habitantes, la gestión del patrimonio municipal descansa sobre la experiencia acumulada de una o dos personas y sobre documentos que nunca tienen una versión definitiva. El inventario existe, pero no cumple realmente con lo que exige el RD 1372/1986: no está centralizado, no tiene trazabilidad de cambios y sería imposible generar el libro inventario oficial en tiempo razonable.
La detonante para este ayuntamiento fue una auditoría interna previa al cierre del mandato. El equipo necesitaba presentar el estado del patrimonio al nuevo equipo de gobierno y los archivos Excel no eran suficientes. Fue entonces cuando decidieron dar el paso.
Mes 1: arranque e importación de datos
El primer mes se dedicó íntegramente a la preparación e importación del inventario existente. El proceso fue el siguiente:
Sesión de configuración inicial
El equipo de Entersolo configuró el entorno del ayuntamiento: estructura de roles y permisos, campos personalizados según sus necesidades, y conexión con el Catastro OVC. Esta sesión duró menos de dos horas.
Limpieza y preparación de los datos existentes
El técnico dedicó aproximadamente tres semanas a revisar y estandarizar los datos de sus archivos Excel antes de importarlos. En algunos casos se detectaron duplicados y bienes sin número de inventario asignado.
Importación masiva
Con los datos preparados, la importación de los 400 bienes se realizó mediante el sistema de importación de Gestión Patrimonio. En menos de un día todos los registros estaban disponibles en la plataforma.
"La importación nos ahorró semanas de introducción manual. Lo que más nos sorprendió fue que la plataforma validó automáticamente qué campos estaban incompletos según la normativa. Teníamos errores que llevaban años sin detectarse."
— Técnico de Patrimonio
Mes 2: integración con Catastro y georreferenciación
Una vez que los datos básicos estaban en la plataforma, el trabajo se centró en los inmuebles: el epígrafe más importante y el que más tiempo consume en cualquier inventario municipal.
La integración directa con el Catastro OVC fue uno de los elementos que más tiempo ahorró. Para cada inmueble, bastaba con introducir la referencia catastral y el sistema recuperaba automáticamente la superficie, el uso y la descripción. Campos que antes había que buscar manualmente en la Sede Electrónica del Catastro quedaron completados en segundos.
Además, la integración también importó la geometría de la parcela directamente en el visor cartográfico integrado. Al finalizar el segundo mes, todos los inmuebles del ayuntamiento estaban representados en el mapa con su geometría exacta según el Catastro.
Mes 3: gestión del resto de epígrafes y formación del equipo
El tercer mes se dedicó a completar los epígrafes restantes: muebles, vehículos, derechos reales y valores mobiliarios. También fue el momento de incorporar al resto del equipo administrativo a la plataforma.
La formación de los usuarios adicionales requirió menos tiempo del esperado. La interfaz de Gestión Patrimonio está diseñada para personal administrativo, no para técnicos informáticos, y eso facilitó la adopción. En dos semanas, tres personas más del departamento eran capaces de consultar datos, generar informes y añadir nuevos bienes.
Al finalizar el tercer mes, el inventario estaba completo y operativo. El técnico de patrimonio pudo generar por primera vez en años el libro inventario en formato oficial, listo para presentar al pleno municipal.
Resultados al cabo de seis meses
Seis meses después de la implantación, los cambios más significativos son estos:
El técnico ya no es el único que puede consultar el inventario
Cualquier miembro autorizado accede desde su navegador, sin necesidad de solicitar archivos.
Las altas de bienes tardaban horas; ahora tardan minutos
La integración con Catastro elimina la búsqueda manual de datos en fuentes externas.
El libro inventario se genera en minutos, no en días
Con todos los datos centralizados, el informe oficial del RD 1372/1986 se exporta directamente desde la plataforma.
El patrimonio está en el mapa, literalmente
El visor GIS integrado permite localizar cualquier bien sobre cartografía oficial del IGN o sobre ortofoto PNOA.
¿Qué factores hicieron posible este plazo?
Una digitalización en tres meses no se consigue por arte de magia. Hubo tres factores clave:
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1.
El equipo técnico se implicó desde el primer día
La persona responsable del inventario lideró el proyecto internamente. Sin esa implicación, ninguna herramienta puede funcionar sola.
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2.
El software no requirió infraestructura propia
Al ser un SaaS en la nube, no hubo que instalar nada ni depender del departamento de informática municipal para arrancar. El acceso es inmediato desde cualquier navegador.
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3.
El soporte fue directo, sin colas de tickets
Cada duda se resolvió directamente con el equipo de Entersolo, en el mismo día. No hubo semanas de espera ni atención estandarizada que no encajaba con las particularidades del ayuntamiento.
¿Su ayuntamiento está en una situación similar?
Si su inventario de bienes municipales vive en hojas de cálculo dispersas, si la información depende de la memoria de una o dos personas, o si nunca ha podido generar el libro inventario oficial sin semanas de trabajo manual, puede que el momento de cambiar haya llegado.
Gestión Patrimonio de Entersolo está diseñado específicamente para ayuntamientos, diputaciones y cabildos españoles. Cumple con los requisitos del RD 1372/1986, está certificado en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y se puede poner en marcha sin necesidad de instalar nada.
Si quiere saber cómo funcionaría en su caso concreto, puede solicitar una demostración sin compromiso.
Preguntas frecuentes
Depende del tamaño del municipio y del estado del inventario previo. En ayuntamientos de entre 5.000 y 30.000 habitantes con datos en Excel, el plazo habitual es de 8 a 12 semanas. La integración con Catastro OVC reduce drásticamente el tiempo de alta de inmuebles.
No. La mayoría de ayuntamientos parten de datos dispersos en varios archivos Excel o incluso en papel. El sistema detecta y ayuda a corregir inconsistencias durante la importación. La limpieza de datos se hace en paralelo con la implantación, no como requisito previo.
No. Gestión Patrimonio es un SaaS que funciona íntegramente en el navegador. No requiere instalación local, no depende del departamento de informática municipal y el acceso es inmediato desde el primer día. Los datos se alojan en servidores seguros en España.
Se migran a la plataforma. El equipo de EnterSolo gestiona la importación a partir de los archivos existentes. Los datos de inmuebles se verifican automáticamente contra el Catastro OVC, lo que además permite detectar errores que llevan años sin corregirse.
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